MIS modules

Voor organisaties die maandelijks de verplichte aangifte Intrastat moeten verzorgen is de module Aangifte Intrastat ontwikkeld. Met behulp van deze module wordt in enkele minuten de aangifte Intrastat gegenereerd. Zeker wanneer het om grotere hoeveelheden gegevens gaat kan het gebruik van deze module een grote tijdsbesparing opleveren.

Met de hoofdmodule Accounting is uw financiële administratie volledig geïntegreerd in het Modulair Informatie Systeem. Het systeem helpt u uw administratie zo efficiënt mogelijk te voeren, is betrouwbaar en geeft u bovendien snel de juiste informatie. Hierdoor heeft u een betere controle over uw administratie en bespaart kosten en kunt u de besluitvorming aanzienlijk versnellen.

Met deze module kunt u uw volledige administratie inrichten te beginnen bij (hoofd)verdichtingen tot het aanmaken van dagboeken. U voert een volledige grootboek-, debiteuren- en crediteurenadministratie. U kunt meerdere administraties voeren en overzichten worden direct na het boeken bijgewerkt. Ook kunt u bijvoorbeeld indien u over de hoofdmodule Verkoopfacturen beschikt, uw facturen automatisch inboeken.

Specifiek voor agenturen die, eventueel in combinatie met levering uit eigen voorraad, commissie ontvangen voor doorgegeven orders is de submodule Agenturencommissie ontwikkeld. Deze module heeft dezelfde basis als de submodule Verkoopcommissie maar de commissie wordt berekend op basis van de leverancier in plaats van op afnemer. U kunt op ieder moment zien hoeveel commissie u van iedere leverancier/principaal heeft te ontvangen.

De submodule Agenturencommissie is een zeer waardevolle aanvulling op de module Verkoopfacturen. Met deze module kunt u maandelijks een commissie overzicht genereren voor elke leverancier/principaal gebaseerd op verwerkte verkoopfacturen. In situaties waar u geen factuur verzendt naar de klant omdat de leverancier/principaal ook factureert, kunt u de submodule Agenturencommissie gebruiken om te voorkomen dat de gemaakte verkoopfacturen worden geëxporteerd naar uw financiële administratie of, indien u beschikt over de module Accounting, worden geboekt in uw financiële administratie.

Indien ook beschikt over de module Verkooporders, zal de module Agenturencommissie na het invoeren van een verkooporder automatisch orders aanmaken voor alle betrokken leveranciers/principalen.

Na het ontvangen van een orderbevestiging of kopie factuur van uw principaal, kan de originele verkooporder nog eenvoudig worden gecorrigeerd door gebruik maken van de informatie van uw leverancier/principaal. Op deze manier zullen uw Verkoopstatistieken correct zijn bijgewerkt en uw commissie berekeningen zullen altijd zeer nauwkeurig zijn.

U kunt voor iedere agentuur of leverancier afzonderlijk verschillende basis commissiepercentages instellen. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat u voor de verkooporders van Leverancier/Principaal 1 een commissiepercentage van 5% zal ontvangen en van Leverancier/Principaal 2 zal u een commissiepercentage van 10% ontvangen. Alle commissiepercentages kunnen handmatig worden gewijzigd voordat de definitieve overzichten worden gegenereerd zodat u volledige controle behoudt.

Een onmisbare aanvulling voor iedere organisatie die goederen in één of meerdere magazijnen op voorraad heeft. Het gebruik van barcodes en de bijbehorende barcodescanners levert een grote tijdsbesparing op en voorkomt fouten. De module Barcodes ondersteund alle industriestandaarden waaronder EAN, Code 39, Code 128 en vele anderen.

De Basismodule is de kern van het Modulair Informatie Systeem. Deze module vormt de technische basis voor alle andere modules. In een netwerkomgeving verschaft de Basismodule volledig gebruikersbeheer en toegangscontrole.

De Basismodule presenteert zich als een handige ‘zwevende’ menubalk waarmee gebruikers gemakkelijk door het systeem kunnen navigeren.

Het Modulair Informatie Systeem kan worden gebruikt in een peer-to-peer netwerkomgeving. Deze versie is gebaseerd op de Firebird SQL Server en is beschikbaar voor Windows, Linux, FreeBSD, HPUX en Solaris (SPARC & i386) platformen.

De module Batch Administratie is een hoofdmodule speciaal ontwikkeld voor organisaties die rollen stof in- en verkopen. Hetgeen het Modulair Informatie Systeem uitbreidt met de benodigde functionaliteit om, naast de reguliere voorraadadministratie in meters, ook een administratie van de lengte van iedere rol bij te houden.

Na het ontvangen van een inkooporder zal het systeem automatisch een uniek batchnummer toekennen aan alle binnenkomende stukken. Deze batchnummers worden afgedrukt op etiketten die eenvoudig kunnen worden bevestigd aan iedere batch.

U kunt verkoopfacturen aanmaken gebaseerd op gewone meters of gebaseerd op batchnummers. Doordat de lengte van iedere batch bekend is in het systeem zullen de verkoopfacturen automatisch de juiste lengtes gebruiken. Dit voorkomt fouten en bespaart kostbare tijd, aangezien het houden van een aparte administratie met de lengtes van alle batches tot het verleden behoort.

Op de pakbon, welke automatisch wordt gegenereerd als een verkoopfactuur wordt afgedrukt, wordt precies afgedrukt welke rol in welke collo zit zodat uw klant de inhoud van uw zendingen gemakkelijk kan controleren.

Van de batch administratie wordt een uitgebreide historie bijgehouden, zodat u later eenvoudig kunt terugvinden aan welke debiteuren een bepaalde rol is uitgeleverd en bij welke inkooporder de rol hoorde. Tevens kunt u rollen stof splitsen, batches en kleurbaden per stuk bijhouden en kunt u alle informatie van batches die op voorraad zijn raadplegen.

Indien een klant een probleem met een rol stof meldt, kunt u door het unieke batchnummer deze snel relateren aan uw originele Verkoopfactuur en Inkooporder. Hierdoor heeft u alle benodigde informatie om de situatie snel op te lossen.

Omdat niet alle artikelen een voorraadadministratie nodig hebben die gebaseerd is op batches, kunt u selecteren welke artikelen u in batch administratie wilt bijhouden of welke artikelen u wilt bijhouden in de reguliere voorraadadministratie in meters.

Met de module Betaalautomaat is het mogelijk om de betaalautomaat rechtstreeks te koppelen aan de Kassa Module. Direct wordt het juiste bedrag naar de betaalautomaat verzonden en ook de betalingsvorm (contant, PIN en/of Creditcard) wordt snel, veilig en altijd correct in het Modulair Informatie Systeem geregistreerd.
De module Betaalautomaat is gecertificeerd door Equens (voormalig Interpay) en Payzone.

Met de submodule Betalingsherinneringen bent u in staat om eenvoudig betalingsherinneringen aan te maken voor een optimaal debiteurenbeheer.

De module ondersteunt u bij het verwerken van betalingsherinneringen aan debiteuren. U kunt dit automatisch voor alle openstaande posten van uw debiteuren doen, maar u kunt bijvoorbeeld ook per debiteur, per verkoopagent of per factuur aangeven of deze meegenomen dienen te worden in de verwerking van de betalingsherinneringen. Na de selectie kunt u handmatig met een markering of demarkering aangeven welke openstaande posten aangemaand dienen te worden.

Ook kunt u per factuur zien hoe vaak er is aangemaand en u kunt een controlelijst uitdraaien voor uw eigen administratie.

De CRM module is ontwikkeld om u volledige controle te geven over uw customer relations en is hierom volledig geïntegreerd met de andere hoofd- en submodules. De CRM-module is een onmisbare tool in het belang van een succesvolle bedrijfsvoering.

Door het gebruik van de module Customer Relationship Management wordt het Modulair Informatie Systeem een onmisbare schakel in de implementatie van een strategie waarmee u beoogt (klant)relaties te optimaliseren in onder andere termen van klantrendement en klanttevredenheid. Goed relatiebeheer is immers de sleutel tot het creëren van vraag en het genereren van omzet.

Vanzelfsprekend omvat deze module veel meer dan alleen het vastleggen en beheren van een uitgebreide hoeveelheid relatiegegevens. Zo voorziet de module Customer Relationship Management in meerdere mogelijke communicatiekoppelingen waarmee u snel, overzichtelijk en vooral erg gebruiksvriendelijk het contact met uw relaties kunt onderhouden.

Zo zijn er onder andere e-mailkoppelingen beschikbaar voor MS-Exchange (Outlook), Lotus, en Novell Groupwise. Op deze manier is het slechts een kleine stap om geautomatiseerd uw marketing te voeren. Het verzorgen van mailingen op basis van gekoppelde documenten is in no time geregeld.

Na een mailing volgt er vaak een aantal bezoeken aan zowel bestaande als nieuwe relaties. De module Customer Relationship Management biedt u de mogelijkheid een volledige bezoekadministratie te voeren zodat u te allen tijde over up-to-date informatie kan beschikken van elke relatie. Het opvolgen van gemaakte afspraken en contracten wordt hiermee heel eenvoudig. Op deze wijze beschikt u over een geavanceerd en gebruiksvriendelijk marketinginstrument.

Per relatie kunt u een uitgebreide knowledgebase opbouwen die een onmisbare steun vormt in uw bedrijfsvoering. Beter inzicht in uw klanten geeft mogelijkheid tot betere besluitvorming, met verbeterd resultaat tot gevolg. Door de beschikbaarheid van een uitgebreide knowledgebase zal uw klantenservice al snel naar een hoger kwaliteitsniveau groeien. Vanzelfsprekend zullen servicevraagstukken sneller afgehandeld kunnen worden. Zo vormt de CRM-module al snel een meerwaarde voor uw relaties.

Het succes van een bedrijfsproces is in grote mate afhankelijk van een goede planning. Voor het maken van een efficiënte planning is het noodzakelijk snel over niet alleen de juiste, maar vooral ook de meest recente informatie te beschikken. Door de naadloze integratie van de module Customer Relationship Management in de andere modules van het Modulair Informatie Systeem ontstaat er een uitermate krachtig samenspan.

De beschikbaarheid van een omvangrijke hoeveelheid aan gegevens van uw relaties biedt natuurlijk nog meer mogelijkheden.

Het inzichtelijk maken van bedrijfsresultaten is in het complexe bedrijfsleven van vandaag de dag van cruciaal belang. Om u in staat te stellen aan deze eisen te kunnen voldoen voorziet de CRM-module ook in een grote hoeveelheid mogelijkheden tot het creëren van statistieken. Per relatie, of groep relaties, kunt u (omzet)statistieken samenstellen zoals uw eigen situatie op elk gewenst moment vereist.

Kortom: De module Customer Relationship Management is in het belang van een efficiënte bedrijfsvoering een onmisbare aanvulling op uw Modulair Informatie Systeem.

Voor het uitvoeren van het betalingsverkeer kunt u gebruik maken van de submodule Elektronisch Bankieren.

Het gebruik van elektronisch bankieren via de koppeling met het Modulair Informatie Systeem heeft vele voordelen, zoals directe inzage in actuele saldi en binnengekomen betalingen en levert een aanzienlijke tijds- en capaciteitswinst op.

Het Modulair Informatie Systeem is volledig voorbereid op de verplichte elektronische aangifte per 1 januari 2005.

Voor het indienen van uw elektronische aangifte Omzetbelasting en de Opgaaf Intracommunautaire Leveringen bij de Belastingdienst heeft JorSoft de submodule Elektronische Aangifte ontwikkeld. Deze module ondersteunt een beveiligde elektronische aangifte bij de Belastingdienst.

Om het versturen van goederen naar uw klanten te vergemakkelijken zijn er voor het Modulair Informatie Systeem modules ontwikkeld waarmee op zeer eenvoudige wijze vrachtbrieven, inclusief barcodes, kunnen worden afgedrukt voor alle grotere expediteurs.

Indien de expediteur een mogelijkheid heeft om zendingen via internet aan te melden kan het Modulair Informatie Systeem de zendingen zelfstandig aanmelden.

Met de submodule Externe verkooporders kunt u op een externe locatie klanten en/of verkooporders in het Modulair Informatie Systeem toevoegen en op een later tijdstip exporteren (bijvoorbeeld op een USB stick). Vervolgens importeert u de gegevens weer in het systeem op een vaste computer.

Als uw organisatie met verschillende banken of met een factoring maatschappij werkt, kan er met de submodule Extra Bankgegevens een, per klant instelbaar, extra tekstveld op uw facturen worden afgedrukt.

In dit tekstveld kunt u tot 36 verschillende teksten aanmaken om uw klant te informeren met precieze betalingsdetails of andere instructies op de facturen. Iedere klant kan aan een specifieke tekst gekoppeld worden.

Indien u met een factoring maatschappij werkt is deze module een waardevolle toevoeging op de module Verkoopfacturen. De gehele tekst kan worden afgedrukt in een duidelijk kader op uw verkoopfactuur en is daarom uitermate geschikt om de etiketten van de factoring maatschappij te vervangen.

De submodule Incasso zorgt voor het automatisch klaarzetten van betalingen en incasso’s bij alle bankinstellingen.

U kunt dit automatisch voor alle facturen van uw debiteuren doen, maar u kunt bijvoorbeeld ook per debiteur, per verkoopagent of per factuur aangeven of deze meegenomen dienen te worden in de incassoverwerking.

De submodule Inkoopcommissie verzorgt automatisch de commissieberekeningen over de inkooporders.

De commissie wordt, per agent uitgesplitst, afgedrukt op overzichtelijke lijsten. Per agent kan een standaard commissie-percentage worden ingesteld. Dit percentage is bij de definitieve commissieberekening per inkooporderregel te wijzigen.

Deze module is ontwikkeld om u volledige controle te geven over uw inkoopproces en is daarbij volledig geïntegreerd met de module Verkooporders.

Na het invoeren van de inkooporder kunnen er verkooporders met voorverkopen of backorders gekoppeld worden. Wanneer de bestelde goederen binnenkomen, maakt de inkoopmodule automatisch een lijst van verkooporders die uitgeleverd kunnen worden. Op die manier worden verkooporders die wachten op uitlevering niet ‘vergeten’ en kunnen binnenkomende goederen direct worden uitgeleverd.

De module Inkooporders kan tevens worden gebruikt om de optimale balans vast te stellen tussen uw inkoop en uw verkoop. Het Modulair Informatie Systeem informeert u precies over iedere inkooporder die al verkocht is en waarschuwt u indien de totale hoeveelheid van backorders en voorverkopen de totale inkoop overschrijdt. De waarschuwing voorkomt een situatie waarin u niet alle verkooporders kunt leveren.

U kunt op ieder moment een gehele financiële orderpositie, gespecificeerd per artikel, raadplegen, zodat u altijd volledig geïnformeerd bent over de inkooporders die nog dienen te worden uitgeleverd.

De LC Generator vergemakkelijkt het openen van Letters of Credit voor uw leveranciers. Alle relevante informatie wordt afgedrukt op overzichtelijke lijsten die u rechtstreeks voor uw LC-aanvraag kunt gebruiken. Tevens wordt in het systeem bijgehouden wanneer een LC voor een bepaalde inkooporder is geopend.

Indien er in uw organisatie behoefte bestaat aan kostenoverzichten, -statistieken en -analyses welke niet uit de standaard grootboekindeling zijn te halen, is de module Kostenplaatsen dè oplossing voor u.
Per boekingsregel kunt u aangeven op welke kostenplaats er geboekt dient te worden.
Het kostenplaatsenschema kan volledig onafhankelijk van het grootboekschema worden opgesteld en kent een eigen, vrij in te delen, verdichtings- en hoofverdichtingsschema.

Met de submodule Magazijnlocaties kunt u locatie informatie toevoegen aan al uw voorraadartikelen. Of de locatie nu een specifieke locatie in uw magazijn is, of een locatie in een ander magazijn, deze module zorgt voor een complete administratie van uw magazijnlocaties in uw systeem.

Tevens kunt u met de submodule Magazijnlocaties voorraadlijsten te genereren, voorraad bewegingen controleren en per magazijnlocatie diverse andere overzichten genereren. Indien uw bedrijf beschikt over diverse verschillende magazijnlocaties of beschikt over meer dan één magazijn, is deze module een onmisbare aanvulling op de hoofdmodule Voorraad.

Met de hoofdmodule Matrix Manager kunt u complexe artikelinformatie vastleggen in een overzichtelijke tweedimensionale matrix (bijvoorbeeld maten en kleuren). Bij het invoeren van verkooporders, het maken van verkoopfacturen, het verwerken van inkooporders en het verwerken van de voorraad heeft u zo in een oogopslag een volledig overzicht van alle beschikbare varianten van een artikel.

Deze module kan bijvoorbeeld worden toegepast in de schoenen- en textielbranche waar dezelfde artikelen in verschillende maten en kleuren beschikbaar zijn.

Per artikel kan worden aangegeven welke dimensies van toepassing zijn.

Om het grote aantal in de praktijk gebruikte maatbalken en bijvoorbeeld kleuren en locaties te kunnen ondersteunen, kunt u zelf een onbeperkt aantal selectielijsten aanmaken met de door u gewenste inhoud. Hierbij kunt u zowel numerieke maten (36, 38, 40) en gegevens, niet-numerieke maten (S, M, L, XL) en gegevens, als uw eigen aanduidingen gebruiken.

Uiteraard is het ook mogelijk artikelen aan te maken zonder matrix. Voor deze artikelen wordt dan een reguliere voorraadadministratie gevoerd.

Met de module Patronen wordt het aantal patronen (of rapporten) van stof apart bijgehouden. Tevens kunt u projectberekeingen maken om te bepalen hoeveel stof er nodig is voor een bepaald eindresultaat. Uiteraard wordt daarbij ook rekening gehouden met eventuele inloop en snijverliezen en wordt per berekening de project efficiëntie bepaald. De benodigde meters stof kunnen met één druk op de knop worden omgezet in een verkooporder.

Met deze submodule kunnen per klant aparte prijsafspraken worden vastgelegd, hierdoor wordt het gebruik van verschillende prijsafspraken voor verschillende klanten eenvoudig te implementeren in uw verkoopproces.

Indien een artikel op de prijsafsprakenlijst staat van een specifieke klant en er wordt een verkooporder of een verkoopfactuur aangemaakt, wordt automatisch de prijs uit de prijsafsprakenlijst gebruikt in plaats van de standaard verkoopprijs. Dit maakt het handmatig controleren van prijslijsten onnodig en voorkomt fouten en bespaart u kostbare tijd.

De module Prijsafspraken is een submodule van de hoofdmodules Verkooporders en Verkoopfacturen. Dit betekent dat u dient te beschikken over één of beide module(s).

Met de submodule Remote Order Entry kunnen verkooporders worden ingevoerd op computers die niet op uw netwerk zijn aangesloten of zelfs niet in hetzelfde gebouw aanwezig zijn. Gebruikers kunnen verkooporders toevoegen op hun lokale computer en via email naar u verzenden op iedere locatie in de wereld. Het hoofdsysteem zal de email met verkooporders automatisch importeren en ze omzetten in reguliere verkooporders.

Om de remote user te informeren over de meest recente informatie betreffende de voorraad, klantgegevens en ‘lopende’ – en verwerkte verkooporders, kan het hoofdsysteem reguliere updates versturen naar alle remote users. Deze updates worden per email gestuurd en worden automatisch verwerkt door het remote users systeem.

Uw agenten of vertegenwoordigers kunnen de order op een notebook bij de klant invoeren en via een mobiele telefoon of mobiele datacard naar uw kantoor verzenden. Niet alleen de meest recente informatie is beschikbaar tijdens het bezoeken van uw klanten, maar ook het verzenden van verkooporders per email voor het automatisch verder verwerken, vermindert sterk het risico op het maken van menselijke fouten en versnelt uw verkoopproces.

Om te voorkomen dat uw bedrijfsinformatie openbaar wordt, zal alleen informatie verzonden worden die relevant is voor iedere individule remote user. Dit betekent dat Remote User 1 geen informatie ontvangt betreffende de klanten van Remote User 2.

Verder kunt u beslissen welke informatie u wilt verzenden. Bijvoorbeeld: Remote User 1 kan zien hoeveel voorraad u heeft, maar Remote User 2 kan dat niet.

Remote Order Entry is een submodule van de module Verkooporders. Dit betekent dat deze module alleen functioneert indien u ook beschikt over de module Verkooporders.

Voor deze module zijn, naast het Modulair Informatie Systeem aparte voorzieningen noodzakelijk. Graag informeren wij u uitgebreid over de mogelijkheden van deze module voor uw organisatie.

Deze submodule biedt de mogelijkheid om meerdere verkoopfacturen van dezelfde debiteur samen te voegen tot één verkoopfactuur. De submodule voegt extra functionaliteit toe aan de hoofdmodule Verkoopfacturen, door de mogelijkheid om een onbeperkt aantal facturen van dezelfde klant samen te voegen tot één factuur. Dit is niet alleen prettig voor uw klanten omdat ze slechts één factuur ontvangen, maar bespaart u tijd en moeite voor het apart verwerken van alle verkoopfacturen afzonderlijk.

Vooral als u over de hoofdmodule Verkooporders beschikt zal met de submodule Samengestelde Facturen de productiviteit aanzienlijk verbeteren, dit omdat de module Verkooporders voor iedere verwerkte verkooporder een factuur aanmaakt.

Met de submodule Scenarioboekingen kunnen vaak terugkerende boekingen zoals salaris-of afschrijvingsboekingen in het Modulair Informatie Systeem worden vastgelegd.

U kunt deze vastgelegde boekingen met enkele eenvoudige handelingen in iedere gewenste boekingsperiode herhalen, desgewenst over verschillende boekingsperiodes tegelijkertijd.

Indien u staffelkortingen wilt toekennen per artikel of artikelgroep kan dat met de submodule Staffelkortingen.

Bij het bestellen van de bepaalde hoeveelheid van het artikel waar een staffelkorting aan toe is gekend kiest het systeem automatisch de juiste prijs.

Met deze submodule kan per gebruiker worden aangegeven welke menu-opties in het Modulair Informatie Systeem wel en niet kunnen worden gebruikt. U kunt bijvoorbeeld instellen dat afdeling Verkoop wel verkoopfacturen kan maken, maar geen inkooporders. Indien u niet beschikt over de submodule Toegangsbeheer, heeft iedere gebruiker overal rechten en kan alle menu-opties gebruiken.

De modules Verkoopstatistieken en Inkoopstatistieken zijn onmisbare hulpmiddelen die u vitale informatie verschaffen over uw verkoop- en inkoopprocessen.

Naast het statistieken opvragen per artikel, artikelgroep, verkoopagent, agentuur, klant, leverancier en land, geeft deze module u inzicht in uw verkooptendensen, prestaties van uw verkoopagenten, de ontwikkeling in groei en talloze andere interessante gebieden. Vragen als ‘welk artikel verkoopt het beste’, ‘hoe is mijn totale omzet verdeeld over verschillende landen’ en ‘welke omzet heb ik dit jaar met die leverancier behaald’ kunnen binnen enkele seconden worden beantwoord.

Ook kunt u Marge statistieken en Gecombineerde statistieken opvragen.

Om goed inzicht in uw resultaten te krijgen, worden de statistieken zowel in getalvorm als in grafiekvorm weergegeven. Alle statistieken beslaan een periode van drie jaar, gespecificeerd per maand, hetgeen de vergelijking met de resultaten van voorgaande jaren gemakkelijker maakt.

Verder kunt u alle statistieken ook weer laten geven in lijstvorm om u het vergelijken van artikelen, artikelgroepen, klanten en verkoopagenten te vergemakkelijken.

De volgende statistieken zijn beschikbaar:

Voor organisaties die met verkoopagenten of vertegenwoordigers werken op commissiebasis, is de submodule Verkoopcommissie een onmisbare toevoeging op de module Verkoopfacturen. Met deze module kunt u maandelijkse commissie overzichten voor iedere verkoopagent of vertegenwoordiger genereren zonder dat het nodig is dat u zelf enige berekeningen dient uit te voeren of andere tijdrovende procedures.

De submodule Verkoopcommissie verzorgt de afhandeling van de verkoopcommissie op basis van de verwerkte verkoopfacturen. De overzichten worden per agent apart afgedrukt. Per agent is een standaard commissiepercentage in te stellen. Dit percentage kan bij de definitieve berekening per factuurregel worden gewijzigd. Dit betekent bijvoorbeeld dat Agent 1 het standaard commissiepercentage van 10% ontvangt, maar Agent 2 zal het standaard commissiepercentage van 15% ontvangen, behalve voor facturen van Klant A, die 5 % commissie genereert.

Alle commissie percentages kunnen handmatig worden gewijzigd voordat de definitieve overzichten worden gegenereerd, zodat u volledige controle behoudt.

De hoofdmodule Verkoopfacturen is ontwikkeld om op een efficiënte manier verkoopfacturen aan te maken en te verwerken. Verkoopfacturen kunnen zowel handmatig worden aangemaakt, als automatisch worden gegenereerd door de module Verkooporders. Na het afdrukken van de paklijst in de module Verkooporders wordt er automatisch een verkoopfactuur aangemaakt. Dit voorkomt dubbele invoer van dezelfde informatie. De factuur kan voor het afdrukken nog volledig worden aangepast.

Het invoerscherm voor de facturering is speciaal ontwikkeld om snelle gegevensinvoer mogelijk te maken, zonder daarbij het overzicht over alle belangrijke informatie te verliezen.

Tijdens het invoeren van verkoopfacturen wordt automatisch aangegeven wat de laatst gefactureerde prijs voor het artikel voor de betreffende klant was. U hoeft geen grote hoeveelheden historische verkoopfacturen meer te raadplegen om de laatste prijs op te zoeken.

En indien u beschikt over de module Voorraad wordt er tijdens het invoeren van verkoopfacturen automatisch alle benodigde voorraadgegevens van het betreffende artikel weergegeven. U kunt bijvoorbeeld direct zien hoeveel er van het gefactureerde artikel op voorraad is.

Met de submodule Prijsafspraken kunt u per klant voor alle artikelen aparte prijsafspraken aanleggen. Dit kan u veel werk schelen als u verschillende prijzen hanteert voor verschillende klanten.

Om te voorkomen dat uw klanten meerdere kleine verkoopfacturen ontvangen die aangemaakt zijn door de verschillende verkooporders, kan de module Samengestelde facturen worden gebruikt om deze verkoopfacturen van dezelfde klant samen te voegen tot één verkoopfactuur. Dit is niet alleen prettig voor uw klanten maar bespaart u tijd en moeite voor het apart verwerken van alle verkoopfacturen afzonderlijk.

Na het afdrukken van een factuur wordt een kopie opgeslagen in het systeem archief waar u ze eenvoudig terug kunt vinden en op ieder moment een kopie kunt afdrukken, het bewaren van papieren exemplaren van al uw verkoopfacturen behoort tot het verleden.

Deze module handelt de aanmaak van reguliere verkooporders, de voorverkopen, de backorders en de aanmaak van orderbevestigingen en paklijsten af. Na invoer van een verkooporder houdt het systeem de status van de order automatisch in de gaten. Op deze manier heeft u altijd volledige controle over alle ‘lopende’ verkooporders.

Door gebruik te maken van duidelijke kleurcodes wordt aangegeven welke orders wachten op binnenkomende goederen en welke orders direct kunnen worden uitgeleverd. Als ook de module Inkooporders is opgenomen in het systeem, wordt er op de orderbevestigingen ook de verwachtte afleverdatum afgedrukt.

Indien u beschikt over de module Verkoopfacturen wordt er tijdens het invoeren van verkooporders automatisch aangegeven wat de laatst gefactureerde prijs voor het artikel voor de betreffende klant was. U hoeft geen grote hoeveelheden historische verkoopfacturen meer te raadplegen om de laatste prijs op te zoeken.

En indien u beschikt over de module Voorraad wordt er tijdens het invoeren van verkooporders automatisch alle benodigde voorraadgegevens van het betreffende artikel weergegeven. U kunt bijvoorbeeld direct zien of het bestelde artikel op voorraad is.

Met de submodule Prijsafspraken kunt u per klant voor alle artikelen aparte prijsafspraken vastleggen. Bij het invoeren van een verkooporder wordt dan automatisch de prijs uit de prijsafsprakenlijst gebruikt in plaats van de standaard verkoopprijs. Dit kan u veel werk schelen als u verschillende prijzen hanteert voor verschillende klanten.

Na het afdrukken van de paklijst wordt er, indien u beschikt over de module Verkoopfacturen, automatisch een verkoopfactuur aangemaakt. Dit voorkomt dubbele invoer van dezelfde informatie.

Tenslotte worden alle verkooporders opgeslagen in het systeem archief waar u ze eenvoudig terug kunt vinden, het kopiëren van uw verkooporders behoort tot het verleden.
Op ieder moment kan een totale financiële orderpositie worden weergegeven, gespecificeerd per artikel en per verkooporder. U bent altijd volledig geïnformeerd over uw ‘lopende’ verkooporders.

De hoofdmodule Voorraad wordt meegeleverd bij de modules Verkooporders, Verkoopfacturen en Inkooporders en zal automatisch worden geïnstalleerd indien u beschikt over één of meer van deze modules. In tegenstelling tot de overige hoofdmodules is de module Voorraad niet apart leverbaar.

De module houdt alle voorraadmutaties bij die door andere modules zijn aangemaakt en er wordt en voorraadlijst gegenereerd die alle belangrijke informatie bevat betreffende voorraad, ‘lopende’ verkoop- en inkooporders, voorverkopen, vrije voorraad en waarde per artikel.
Indien u periodiek een voorraadlijst stuurt naar uw bank of andere externe partijen, kunt u een speciale lijst genereren zonder de informatie van uw verkopen en inkooporders.

Daarnaast biedt de module Voorraad de mogelijkheid om verschillende soorten voorraadlijsten af te drukken en wordt er per artikel een gedetailleerde beschrijving van de voorraadopbouw gegeven.

Om uw voorraad up to date te houden in situaties waar de reguliere bedrijfsprocessen niet van toepassing zijn, biedt het Modulair Informatie Systeem de mogelijkheid om de voorraad met behulp van voorraadmutaties handmatig te wijzigen.

Voor de meeste organisaties is hun voorraad vaak een zeer belangrijk (wellicht het meest belangrijke) onderdeel van de dagelijkse organisatie. Waar te weinig voorraad betekent dat u verkooporders misloopt, is het hebben van te veel voorraad een ernstige aanslag op uw liquiditeit.

Om uw voorraad binnen gedefinieerde grenzen te houden (of te krijgen) wordt een gedetaileerd plan gemaakt. Echter na aanvangen van het proces van voorraadbeheer, wordt het vaak duidelijk dat het bijhouden van ontwikkelingen in de voorraad en vaststellen van imperfecties vaak gecompliceerd en tijdrovend is. Hetgeen weer resulteert in een inefficiënt voorraadbeheer.

De submodule Voorraadstatistieken is ontwikkeld om inzicht te verschaffen in de resultaten van uw voorraadbeheer. Met deze module krijgt u direct een overzicht van de ontwikkelingen in uw totale voorraad over een bepaalde periode. Zoals alle andere statistieken beslaat de module Voorraadstatistieken een periode van 3 jaar.

Met de statistieken kunt u eenvoudig vaststellen of uw voorraad toe- of afneemt, welke artikelen of artikelgroepen verantwoordelijk zijn voor de toe- of afname en u kunt overzichten genereren van voorraadontwikkelingen per leverancier.

Om goed inzicht in uw resultaten te krijgen, worden de statistieken zowel in getalvorm als in grafiekvorm weergegeven.

De submodule Voorraadstatistieken is een onmisbaar hulpmiddel in alle situaties waar u wilt beschikken over een gedegen inzicht in de ontwikkelingen in uw totale voorraad.